Il Libro Unico del Lavoro: che cos’è e a cosa serve

Assumere un lavoratore comporta, per il datore di lavoro, una serie di obblighi di legge e adempimenti burocratici. Tra questi, l’obbligo di tenere il LUL, il Libro Unico del Lavoro che dal 2008, in sostituzione dei tradizionali libri di matricola e paga, assolve alla funzione di documentare lo stato occupazionale di un’impresa e tutti i rapporti di lavoro con riguardo ai profili retributivi, assicurativi, previdenziali e fiscali.

All’istituzione e all’aggiornamento del LUL sono tenuti tutti i datori di lavoro privati (tranne nei casi di lavoro domestico): ecco perché è importante fornire qualche informazione di dettaglio su questo particolare tipo di documentazione aziendale.

Il LUL è stato istituito con D.L. 112/2008, poi convertito in L. 133/2008, allo scopo di semplificare gli adempimenti a carico delle aziende relativi alla gestione dei rapporti di lavoro.

In esso devono essere trascritti tutti i dati relativi ai lavoratori subordinati (compresi quelli occupati presso sedi operative all’estero), ai collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in partecipazione con apporto lavorativo.

In particolare, nel LUL devono essere annotati:

• cognome e nome del lavoratore, codice fiscale, qualifica e livello;
• retribuzione base;
• anzianità di servizio;
• posizioni assicurative;
• somme corrisposte a titolo di rimborso spese;
• eventuali retribuzioni in natura;
• trattenute;
• detrazioni fiscali;
• assegni per il nucleo familiare;
• prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali;
• informazioni relative alle presenze, vale a dire le ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, le ore di straordinario, eventuali assenze (anche se non retribuite), ferie e riposi.

Come già accennato, istituire e aggiornare il LUL è un obbligo spettante a qualsiasi datore di lavoro privato, compresi i datori di lavoro agricoli, marittimi e quelli operanti nei settori dello spettacolo e dell’autotrasporto. L’unica eccezione è rappresentata dai datori di lavoro domestico.

L’art.15 del D. Lgs. 151/2015, attuativo della L. 183/2014 (Jobs Act), aveva previsto che a partire dal 1° gennaio 2019 la tenuta, l’aggiornamento e la conservazione dei dati contenuti nel LUL dovesse avvenire in modalità telematica presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali; si segnala, tuttavia, che il Decreto Semplificazioni 2019 ha abrogato tale norma, ritenendo che il LUL telematico avrebbe rappresentato un ulteriore aggravio di adempimenti per le aziende.

Continua, pertanto, ad applicarsi l’art. 39 del D.L. 112/2008, ai sensi del quale Il LUL deve essere tenuto tramite uno dei seguenti sistemi: 1) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, 2) stampa laser o 3) supporto informatico.

Il LUL va compilato, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo e conservato per 5 anni dalla data dell’ultima registrazione presso la sede legale del datore di lavoro, affinché possa essere esibito agli organi di vigilanza.

In caso di omessa o infedele registrazione dei dati, salvo che si tratti di errori meramente materiali, si applicano sanzioni amministrative che vanno da un minimo di 150 ad un massimo di 6.000 €. La mancata conservazione del LUL comporta una sanzione da 100 a 600 €.